Vi kommunikerer digitalt via VIGGO
Digital kommunikation defineres som information og dialog både internt og eksternt. Vi kommunikerer digitalt via VIGGO – både mellem skole og hjem, og lærere og personale internt.
Haastrup Friskole sikrer, at kommunikationen fra skole til hjem er vedkommende, rettidig og professionel. Alle medarbejdere forudsættes at orientere sig i VIGGO dagligt når de møder - og altid i forbindelse med møder og lign.
Alle forældre er forpligtet til at holde sig løbende orienteret på VIGGO, hvor man via sine børns holdsider blandt andet skal kunne finde følgende oplysninger:
- Generel information fra klassens lærere
- Klassens aktiviteter
- Diverse tilmeldinger
- Årsplaner
- Information fra skolens ledelse
- Nyhedsbreve osv.
Skolen og klassens lærere har således ansvaret for, at de relevante informationer kan findes på holdenes VIGGO – forældrene har ansvaret for at holde sig orienteret.
Dette medfører at der kun vil blive sendt informationssedler hjem til dem, som ikke er med på VIGGO. Der bedes gives besked til kontoret, såfremt dette er tilfældet.
Skolens informationsniveau skal være så tilpas højt, at skolens forældre vil kunne finde de relevante oplysninger på hjemmesiden og VIGGO - og ellers via VIGGO stille spørgsmål m.m. til lærere/lærerteam/ledelse.
Når forældre skal kontakte skolen er det vigtigt, at man altid kontakter den lærer eller pædagog, der har svaret/forklaringen på det, man ønsker at tale om. Dvs.: er der ”problemer” i Idræt, henvender man sig naturligvis til idrætslæreren – og ikke til klasselæreren, skolelederen osv.
Etiske principper og konkrete retningslinjer
Det er skolens forventning, at nedenstående etiske principper for kommunikation anvendes af alle parter:
- Skriv aldrig når du er vred
- Undgå personlige angreb
- Lad informationen være saglig
- Anvend VIGGO til korte informationer
Konkrete retningslinjer
Kommunikationen mellem skole og hjem kan ske via:
- VIGGO
- Telefonisk
- Direkte
Skolens medarbejdere anvender ikke deres private mailadresser til kommunikation med forældre. For at skabe et tydeligt og enstrenget system anvendes kun VIGGO.
Lærerne tjekker VIGGO minimum en gang dagligt, om morgenen når de møder ind.
Hvis forældre i al almindelighed med daglige ærinder gerne vil i kontakt med en lærer, kan der skrives til læreren i VIGGO.
Læreren svarer helst samme dag, eller først kommende hverdag – enten med det endelige svar, en oplysning om, at der svares indenfor få dage – eller med en opfordring om, at forældrene ringer på angivet tidspunkt.
Medarbejderen taler med sit team og/eller andre relevante personer, hvis det i forhold til sagen skønnes nødvendigt inden der svares.
Hvis man skønner, at det vil tage længere tid at give et rimeligt og uddybende svar, skriver man og forklarer, at mailen er modtaget, og at man svarer indenfor en bestemt tidshorisont. Denne deadline overholdes - eller forlænges inden den er udløbet.
- Ledelsen orienteres, hvis det skønnes nødvendigt.
- Medarbejderen har ret til at lade VIGGO være lukket i weekenden og i ferier.
- Skolen (ledelse og medarbejdere) sikrer, at der på hjemmesiden og VIGGO findes alle relevante oplysninger.
- Ledelsen informerer om initiativer, ændringer m.m., der gælder hele skolen,
- Det enkelte lærerteam om klassens arbejde – via regelmæssige skriftlige informationer.
